Organizasyon hızınızı artırmanıza, problemleri daha iyi yönetmenize ve motivasyonunuzu sürdürmenize yardımcı olur. İşte 15 iş günü organizasyon ipucu:
1. Günlük yapılacaklar listesi Her sabah kağıt üzerine veya dijital olarak beş ila 10 dakika harcayarak bir yapılacaklar listesi yazmak, odaklanmanıza ve üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir. Başlangıç yapılacaklar listesine günlük eklemeler yapmak size odaklanmanıza yardımcı olabilir. Bazı insanlar daha büyük maddelerden oluşan kısa bir yapılacaklar listesini korkutucu bulurlar, bu nedenle bunları parçalara ayırarak ertelemeyi önleyebilirler.
2. Çalışma alanınızı temiz tutun Her gece birkaç dakikanızı masanızı temizlemeye ve gereksiz öğeleri ortadan kaldırmaya ayırın. Çöpleri ayırın, kalemleri çekmecenin içine veya bir düzenleyiciye koyun ve kağıtları düzgün bir şekilde yığın. Sabah sıkıntılarını önlemek için su şişenizi doldurabilirsiniz. Bu dijital karmaşayı da kapsar. Masaüstünde çok fazla dosya ve uygulama olduğunda bilgisayarlar yavaş başlar, bu yüzden onları haftalık olarak silerek ve güncellemeleri indirerek çökmeleri ve yavaşlamayı önleyebilirsiniz. Bu aynı zamanda uygulamaları ve dosyaları daha hızlı bulmanıza da yardımcı olabilir. Temizlemek yerine ertesi gün hemen işe başlayabilirsiniz.
3. Bir zaman çizelgesine uyun Kimileri sabahları, kimileri geceleri en iyi şekilde çalışır. En verimli olduğunuz zamanı belirleyin ve o zaman çalışın. Bir zaman çizelgesi seçmek önemli olsa da, buna uymak da aynı derecede önemlidir. Kalıcı alışkanlıklar oluşturmak için tutarlılık gereklidir. Günlük rutinlerinize dikkat etmek üretkenliği artırabilir. İş saatlerinizi bilmeniz, beyninizi aktif olmaya alıştırmanıza yardımcı olabilir.
4. Ara verin Enerjinizi ve işe olan tutkunuzu korumak için her iki saatte bir 10-15 dakika uzanın ve başka bir şeye odaklanın. Mümkünse masanızdan uzakta yemek yiyin, işten bir mola verin. Beklenmedik işler de işyerinde sık ara verme nedenlerinden biridir. Gün boyunca düzenli olarak planlanmış aralar, bu sorunları aşmanıza yardımcı olabilir, bunları aşırı yorulmadan hissetmeden aşmanıza yardımcı olabilir.
5. Daha az çoklu işlem yapın Çoklu işlem yapmak işleri hızlı halletmenin en iyi yöntemi gibi görünse de her zaman böyle değildir. Çoklu işlem yapmak bile yalnızca çalışmaktan daha uzun sürebilir. İş bazı çoklu görevler gerektirse de, organizeli olmak aşırı çoklu görev yapmanızı önlemenize yardımcı olabilir.
6. Dikkat dağıtıcıları bulun Dikkat dağıtıcıların yönetilmesi başka bir iş günlük organizesi yolu. Ortak dikkat dağıtıcılar arasında e-postalar, metinler ve aramalar bulunur. Neyse ki, bu dikkat dağıtıcılar ele alınabilir. Odaklanmak ve yeni e-postalar tarafından sapmamak için belli zamanlar ayarlayın. Gözünüzü kişisel metinlerden saptırmamak için rahatsız edici bir telefonu uçak moduna ya da bir çekmeceye koyabilirsiniz. Gelen aramaları iş için ayarlayamasanız da, çıkış aramalarını planlama konusunda başarılı olabilirsiniz. Bu yöntemler size dikkat dağıtıcıları ve onların zaman kaybına neden olma etkilerinden kaçınmanıza yardımcı olabilir.
7. Yapabileceğiniz işleri otomatikleştirin. Birçok e-posta gönderebilir ya da imzanızı gerektiren biri sizi engelleyebilir. Bu görevleri zamanınızı kazanmak ve dikkatinizi dağıtmak için teknoloji ile otomatikleştirin. Sıkça gönderilen e-postalar için şablonlar tutun, böylece özelleştirebilir ve gönderebilirsiniz. Dijital imza yazılımı sayesinde bir tıklamayla belgeleri imzalayabilirsiniz. Görevleri otomatikleştirmek size odaklanmanıza ve düzenli çalışmanıza yardımcı olabilir.
8. İşleri önemine göre sıralayın. E-maillere cevap vermek yerine günün en büyük, en stresli işiyle başlayın. Bu gününüzde en fazla zaman alabilir, ancak süreçleri hızlandırabilir. En büyük görevlerle başlamak, daha küçük olanları hızlı bir şekilde yapmanıza yardımcı olabilir enerjinizi tüketmeden önce.
9. Gününüzü zaman bazında planlayın. Özellikle gün içinde çok fazla toplantınız varsa bu oldukça yararlı olabilir. Saatlik olarak planlama gününüzü daha öngörülebilir hale getirebilir ve sizi dikkatiniz saptığında üretkenliği artırabilir.
10. Hedefler belirleyin ve kendinizi ödüllendirin Hedef koymak size daha iyi çalışmanızı sağlayabilir. Kendinize nizami olarak düzenlenmiş bir günlük yapılacaklar listesi oluşturmayı hedefleyin. Profesyonel hedefler belirlemek işte ilginizi korumanıza yardımcı olabilir. Hedefleriniz için kendinizi ödüllendirme hedefleyin. Ödüllerin harika olması gerekmez. Bir büyük çabanın ardından bir atıştırmalık yemeniz kadar basit olabilir. Hedefler belirlemek ve kabul etmek, işinize odaklı ve katılımlı kalmanıza yardımcı olur, bu yüzden sizi heyecanlandıran herhangi bir teşvik faydalıdır.
11. İş yüklerinizi "iş grupları" halinde planlayın. Bazı insanlar iş haftasını ve gününü organize ederek başarılı olurlar. Eğer işiniz telefon görüşmelerini ve idari işleri içeriyorsa, Pazartesi, Çarşamba ve Cuma günleri görüşmeleri yanıtlayabilir ve Salı ve Perşembe günleri üzerinde çalışabilirsiniz. Bu size görevinize odaklanmanıza ve görevlerinizi her an değiştirmeniz gerektiğini hissetmemenizi sağlar. Bu yöntem, aynı şeyi saatlerce yapmaktan hoşlanan detay odaklı kişiler için iyi çalışır.
12. Stres faktörleri bulun Birçok kişi kendini kuşku, mükemmeliyetçilik veya eleştiri gibi stres faktörleri nedeniyle erteleyebilir. Belki o sık tekrar eden görevdeki kötü yorumlar veya önemli bir teslim tarihini kaçırmaktan endişeleniyorsunuzdur. Sizi neyin strese soktuğunu bulmak, bu stresi azaltmanıza ve zor işleri daha kolay hale getirmenize yardımcı olabilir. İş performansınızı ve memnuniyetinizi artırmak için yöneticiniz veya ekiple konuşarak iş hakkında gelişim stratejileri belirleyebilirsiniz. İş stres faktörlerini tanımlamak, onları aşmanızı ve korku veya erteleme olmadan gününüzü planlamanıza yardımcı olabilir.
13. Haftalık/aylık planlama yapın Her gün yapılacaklar listenizi günlük aktivitelerinizi gerçekleştirmenize yardımcı olabilir, ancak her hafta veya ayın başında daha geniş bir liste, hedeflerinize ulaşmak için zamanınızı yönetmenize yardımcı olabilir. Ay sonu teslim tarihi için her şeyi zamanında yapmak üzere haftalık hedefler belirleyin. Hedefleri daha da parçalayarak günlük hedefler koyun. Bu yöntem büyük bir görevi daha küçük alt görevlere parçalayarak uzun vadeli hedefleri daha ulaşılabilir hale getirir.
14. Varolan iş akışlarınızla organizasyonu destekleyin İşyeriniz sizi organize etmenize yardımcı olacak prosedürler veya araçlar içerebilir. Birçok e-posta uygulaması bir takvim sunarak zaman ayarlama konusunda size yardımcı olabilir. Bazı sohbet uygulamaları sizi takipte tutmak için hatırlatıcılar içerebilir. İşlerini nasıl organize ettiklerini çalışma arkadaşlarınızdan veya patronlarınızdan sorarak, yöntemlerini benimseyebilirsiniz.
15. Zaman çizelgenizi dengede tutun Dengeli bir yaşam uzun vadeli organizasyonu destekler. Birçok kişi işteki organizasyon uygulamalarını deneyen ve kısa vadeli üretkenlik için iş-yaşam dengesini bozan bir yanmayla karşılaşabilir. Dengeli olmadan organizasyon alışkanlıklarınızı kaybedebilirsiniz. Neyse ki, bu yöntemlerden birkaçı işyeri organizasyonunuzu artırabilir.